Đối với trường hợp công dân nộp hồ sơ trực tiếp
Bước 1: Cán bộ một cửa tiếp nhận hồ sơ phân loại giấy tờ chưa có bản điện tử có giá trị pháp lý trong thành phần hồ sơ của cá nhân, tổ chức và tiến hành số hóa:
- Cán bộ thực hiện scan trước hồ sơ cần số hóa.
- Đăng nhập hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh à Tiếp nhận hồ sơ à Nhập các thông tin theo yêu cầu của hệ thống tại phần Thành phần hồ sơ nộp thực hiện đính kèm tệp tin đã scan trước vào đúng tên giấy tờ thành phần hồ sơ và thực hiện ký số đối với những giấy tờ cần thực hiện theo quy định ở phần dưới.
Quy định tiến hành số hóa
- Đơn, tờ khai: Thực hiện scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.
- Giấy tờ là kết quả giải quyết TTHC: Cán bộ một cửa thực hiện scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin và ký số trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh. Hoặc chuyển tệp tin (không cần ký số) để thực hiện chứng thực (nếu có bộ phận chứng thực được bố trí ngay tại Bộ phận một cửa) hoặc chuyển tệp tin đã ký số đến cơ quan quản lý giấy tờ này để kiểm tra, số hóa theo quy định.
- Giấy tờ trong thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành hoặc theo yêu cầu quản lý: Cán bộ một cửa thực hiện scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh;Trường hợp theo yêu cầu quản lý, pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc số hóa các giấy tờ này thì thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành (ví dụ: Điểm a khoản 7 Điều 15 Nghị định số 15/2021/NĐ-CP ngày 03 tháng 3 năm 2021 của Chính phủ quy định người đề nghị thẩm định có trách nhiệm nộp bản chụp (định dạng .PDF) tài liệu báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế xây dựng đã đóng dấu thẩm định cho cơ quan chuyên môn về xây dựng) hoặc các loại giấy tờ, thành phần hồ sơ là các Báo cáo kinh tế kỹ thuật, hồ sơ dự án, các tập tài liệu là bản thảo có kích thước, khổ lớn…..
- Giấy tờ số hóa theo nhu cầu: Thực hiện scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin và ký số cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 25, 26, 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của Bộ phận một cửa và loại giấy tờ cần phải số hóa để tổ chức công việc, bố trí nhân sự bộ phận một cửa phù hợp.
- Việc sao chụp hồ sơ cần đảm bảo tối thiểu các yêu cầu sau:
+ Chụp cả hai mặt tài liệu, trừ khi tất cả các tờ đều trắng một mặt.
+ Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để đảm bảo tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa.
+ Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự.
+ Tạo hai bản quét cho các trang có gắn giấy ghi chú: Một bản có giấy có ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú.
+ Đảm bảo chụp toàn bộ văn bản.
+ Đảm bảo các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc.
+ Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý.
+ Về thông số kỹ thuật phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Bước 2: Chuyển hồ sơ cho bộ phân chuyên môn xử lý, trình lãnh đạo đơn vị… khi có kết quả giải quyết thủ tục hành chính cần thực hiện số hóa:
- Scan giấy tờ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc kết quả đã ký số (Ưu tiên các kết quả giải quyết thủ tục hành chính có thể thực hiện ký số điện tử), đính kèm lưu lên hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh. (Kết quả giải quyết TTHC điện tử được ký số, phát hành theo quy định công tác văn thư và lưu trữ)
Chú ý: hướng dẫn chi tiết thực hiện ký số điện tử trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh và liên thông dữ liệu hệ thống quản lý văn bản và điều hành để cập nhật kết quả giải quyết thủ tục hành chính chi tiết theo phụ lục 2 hướng dẫn ký số điện tử và liên thông dữ liệu hệ thống quản lý văn bản và điều hành trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.
Đối với trường hợp công dân nộp hồ sơ trực tuyến:
Bước 1: Hướng dẫn công dân nộp hồ sơ trực tuyến, đặc biệt khuyến khích tổ chức, cá nhân thực hiện ký số lên đơn, tờ khai tại thành phần hồ sơ, chứng thực điện tử đối với thành phần hồ sơ giấy tờ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính khác.
Bước 2: Cán bộ bộ phận một cửa kiểm tra thông tin hồ sơ:
- Đối với các thành phần hồ sơ đã thực hiện ký số chỉ cần kiểm tra thông tin và chuyển sang thành phần hồ sơ khác.
- Với các loại giấy tờ thành phần hồ sơ khác chưa có bản điện tử thực hiện scan, ký số điện tử tương tự như hướng dẫn tại trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp
- Với các loại giấy tờ thành phần hồ sơ khác đã có bản điện tử, cần thực hiện đối chiếu với bản gốc và ký số điện tử xác nhận tương tự như hướng dẫn tại trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp./.
Trà My tổng hợp